미팅 제안과 회의 기록
이 가이드에서는 팩토리아 PMS(프로젝트 협업 공간)에서 미팅 일정을 제안·확정하고 회의 기록을 남기는 전체 프로세스를 안내합니다. 특정 버튼이 보이지 않거나 활성화되지 않을 때의 해결 방법도 함께 확인하실 수 있습니다.
4가지 핵심 규칙
| 규칙 |
내용 |
| 1. 제안 |
지원 기업만 작성할 수 있습니다. |
| 2. 전제 |
협의 채팅방이 먼저 개설되어야 제안이 가능합니다. |
| 3. 확정 |
의뢰 기업이 진행합니다. |
| 4. 회의록 |
미팅 종료 후 지원 기업이 회의록을 공유해야 다음 미팅 제안 및 선정 절차가 열립니다. |
조건 1. 미팅 제안 조건 (채팅방 개설 필수)
✦ 지원서 제출 직후에는 미팅을 바로 제안할 수 없어요 — 의뢰 기업이 협의 채팅방을 먼저 열어야 제안 기능이 활성화됩니다
- 채팅방 미개설 시: [새 미팅 제안] 버튼 비활성화 +
[의뢰 기업이 협의 채팅방을 개설하면 미팅을 제안할 수 있어요]
- 알림 수신: 의뢰 기업이 채팅방을 열면 지원 기업에 알림이 옵니다. 알림을 받은 후 제안해 주세요 — 채팅으로 협의하기
제안 2. 지원 기업의 미팅 제안 방법
[미팅] 화면의 [새 미팅 제안] 버튼은 지원 기업에게만 보입니다.
| 항목 |
필수 |
상세 |
| [제목] |
선택 |
비우면 [N차 미팅]으로 표시 |
| [날짜] |
필수 |
비우면 "미팅 날짜를 선택해 주세요." |
| [시간] |
필수 |
30분 단위, 기본값 10:00 |
| [방식] |
— |
[온라인](기본) 또는 [오프라인] |
| [미팅 링크] / [장소] |
선택 |
온라인: 화상회의 URL / 오프라인: 장소 주소 |
- [제안 보내기]를 누르면 상태가 [제안됨]으로 바뀌고, 협의 채팅방에도 미팅 안내 카드가 자동 생성됩니다.
제안이 접수되지 않을 때
| 원인 |
안내 |
| 채팅방 없음 |
"의뢰 기업이 협의 채팅방을 개설한 뒤에 미팅을 제안할 수 있습니다." |
| 지난 시각 |
"미팅 일시는 현재 이후여야 합니다." |
| 끝난 프로젝트 |
"종료된 프로젝트에는 미팅을 제안할 수 없습니다." |
| 지원서 무효 |
"유효한 지원서가 있어야 미팅을 제안할 수 있습니다." |
| 직전 미팅 공유 기록 없음 |
아래 공유 기록 게이트 참고 |
응답 3. 의뢰 기업의 응답 (확정 및 정정 요청)
| 동작 |
누가 |
결과 |
| [미팅 확정] |
의뢰 기업 |
상태 [확정], 대화방 공지 + 양사 알림 즉시 발송 |
| [정정 요청] |
의뢰 기업 |
사유(최대 500자) 작성. 기존 제안은 [정정 요청] 상태로 종료, 지원 기업이 사유 확인 후 새로 제안 |
| [제안 취소] |
지원 기업 |
본인이 올린 제안 취소. 의뢰 기업은 취소 불가 → [정정 요청] 활용 |
목록 4. 미팅 목록 및 상세 화면 구성
- [미팅] 메뉴에서 모든 일정이 최신순(일시가 늦은 순)으로 정렬됩니다.
- 조회 범위: 의뢰 기업은 해당 프로젝트의 모든 지원 기업 미팅, 지원 기업은 자사 관련 미팅만
- 미팅 카드를 클릭하면 일시·방식·장소/링크·정정 요청 사유 등 상세와 상태별 액션 버튼이 나옵니다.
미팅 상태별 이용 가능 기능
| 상태 |
뜻 |
지원 기업 |
의뢰 기업 |
| [제안됨] |
지원 기업이 올린 제안. 응답 대기 |
[제안 취소] |
[미팅 확정] · [정정 요청] |
| [확정] |
일정이 정해진 미팅 |
[완료 처리] · [미팅 취소] |
[완료 처리] · [미팅 취소] |
| [완료] |
끝난 미팅. 기록은 계속 남음 |
회의 기록만 |
회의 기록만 |
| [취소] |
되돌릴 수 없음 |
새로 제안 |
— |
| [정정 요청] |
반려된 제안. 종료된 상태 |
새로 제안 |
— |
⚠ 취소한 미팅은 되살릴 수 없습니다
[미팅 취소] 확인창: "취소하면 되돌릴 수 없습니다. 필요하면 새로 제안해 주세요." 회의 기록은 상태와 무관하게 남길 수 있습니다.
기록 5. 회의록 작성 및 공유 — 무엇을 남기고 누가 보나요
미팅 상세 아래쪽 [미팅 기록] 영역에서 남깁니다. 양쪽 기업이 각각 여러 건 쓸 수 있습니다.
영역 설명"공유 기록은 상대 기업에게 보이고, 다음 미팅·선정 진행의 근거가 됩니다(내부용은 우리 기업만 봅니다). 운영자는 운영 정책에 따라 전체 기록을 열람할 수 있습니다."
작성 및 저장 방법
- [새 기록]에 내용을 적습니다. 10,000자까지, 내용 필수 — 비우면 "기록 내용을 입력해 주세요." 아직 기록이 없으면 [아직 기록이 없습니다.]
- [파일 첨부] — 한 기록에 최대 5개
- 공개 범위 선택 — [상대 공개](기본값) 또는 [내부용]
- [기록 저장] → "기록을 공유했습니다. 상대 기업에게도 보입니다." 또는 "내부용 기록을 저장했습니다."
누가 보나요
| 구분 |
내용 |
| [상대 공개] |
양쪽 기업 모두 |
| [내부용] |
우리 기업만. 상대 화면에는 그런 기록이 있다는 사실조차 안 나옴 |
| 작성자 이름 |
우리 기업 기록에만(이름 없으면 [우리 기업]). 상대 기업 기록은 누가 썼든 [상대 기업] |
| 삭제 |
본인이 쓴 기록만 |
| 첨부 파일 |
선정 후 열리는 [문서함]에도 모임 (내부용은 우리 기업만) |

[캡처] 미팅 상세의 [미팅 기록] 영역 — 공개 범위 [상대 공개]·[내부용] 선택이 보이는 상태
게이트 공유 기록 게이트 — 다음 미팅과 선정이 막히는 이유
✦ 직전 미팅에 지원 기업의 공유 기록이 없으면 다음 미팅 제안과 선정 제안이 둘 다 막혀요
| 용어 |
뜻 |
| "직전 미팅" |
내 지원서에 딸린 미팅 중 이미 이뤄진 미팅에서 일시가 가장 늦은 한 건. "이미 이뤄진" = [완료] 처리 또는 [확정]인데 약속 시각이 지남. [제안됨]·[정정 요청]·[취소]와 아직 안 온 [확정]은 제외. 해당 미팅이 없으면 첫 제안은 걸리지 않음 |
| "공유 기록" |
지원 기업이 쓴, 공개 범위 [상대 공개] 기록이 그 미팅에 1건 이상 |
⚠ 자주 하는 오해 두 가지
의뢰 기업이 아무리 많이 써도 풀리지 않고, 지원 기업이 썼더라도 [내부용]으로 저장하면 풀리지 않습니다.
무엇이 막히나요
| 하려는 일 |
게이트에 걸리나요 |
| 지원 기업의 다음 미팅 제안 |
막힙니다 |
| 의뢰 기업의 선정 제안 |
막힙니다 |
| 채팅 메시지 보내기 |
막히지 않습니다 |
| 미팅 확정 · 정정 요청 · 취소 · 완료 처리 |
막히지 않습니다 |
| 회의 기록 쓰기 |
막히지 않습니다 — 이것을 해야 풀립니다 |
화면별 안내
| 화면 |
표시 |
| [워크스페이스] 홈 (양쪽) |
"직전 미팅(N차)에 지원 기업의 공개 기록·자료가 아직 없습니다. 자료가 등록되어야 다음 미팅 요청과 선정 진행이 가능합니다." |
| [미팅] 화면 |
"직전 미팅(N차)의 공개 기록·자료가 등록되어야 다음 미팅 제안과 선정 진행이 가능합니다." + [새 미팅 제안] 비활성. 지원 기업에게는 [해당 미팅에 기록 남기기] 링크 |
| [지원 기업] 보드 |
카드에 빨간 [N차 미팅 자료 대기], [수행 기업으로 선정 제안] 비활성. 마우스 올리면 "직전 미팅에 지원 기업의 공개 자료가 있어야 합니다" |
| 채팅방 |
[선정 제안하기] 잠김 + "직전 미팅(N차)의 공개 자료를 지원 기업이 등록해야 선정을 제안할 수 있습니다." |
| 그래도 보냈을 때 |
지원 기업 미팅 제안 → "직전 미팅의 공개 기록·자료를 먼저 등록해야 다음 미팅을 제안할 수 있습니다." / 의뢰 기업 선정 제안 → "직전 미팅에 지원 기업의 공개 자료가 있어야 선정을 제안할 수 있습니다." |
💡 푸는 방법은 하나입니다
지원 기업이 그 미팅을 열어 기록을 [상대 공개]로 저장하면 곧바로 풀리고 의뢰 기업에게 알림도 갑니다. 의뢰 기업이 대신 풀 방법은 없으므로 채팅으로 자료 등록을 요청해 주세요.
[캡처] [미팅] 화면의 공유 기록 경고 안내와 눌리지 않는 [새 미팅 제안] 버튼
운영자 6. 운영자가 등록한 미팅 안내
- 제안 과정 없이 즉시 [확정] 상태로 노출됩니다.
- 카드 상단에
[운영자 등록] 태그
- 양사 화면 모두 확정/정정/취소/완료 버튼이 없습니다. 회의록 작성은 동일하게 가능합니다.
- 일정 변경·취소가 필요하면 [고객지원] → [1:1 문의]로 요청해 주세요.
알림 7. 미팅 알림 수신 정책
미팅 상태 변화 시 상대 기업 소속 구성원 전체에게 알림이 발송됩니다.
| 상황 |
받는 쪽 |
알림 |
| 지원 기업이 제안 |
의뢰 기업 |
"미팅 제안이 도착했습니다." |
| 의뢰 기업이 확정 |
양쪽 모두 |
"미팅이 확정되었습니다." |
| 정정 요청 |
지원 기업 |
"미팅 제안에 정정 요청이 도착했습니다." (본문에 사유) |
| 미팅 취소 |
상대 기업 |
"미팅이 취소되었습니다." |
| [상대 공개] 기록 저장 |
상대 기업 |
"미팅 기록이 공유되었습니다." |
| [완료 처리] · [내부용] 기록 저장 |
— |
알림 없음 |
- 미팅 알림은 회원 사이트의 알림에도 쌓이고, 거기서 누르면 PMS의 해당 워크스페이스로 넘어갑니다 — 알림 확인하기
비교 회원 사이트 화면과 다른 점
마이페이지 [내 프로젝트] 상세의 [미팅 일정] 안내"운영자가 잡은 일정입니다. 변경은 운영자에게 문의해 주세요."
- 이 문장은 운영자가 등록하는 미팅을 전제로 합니다. PMS를 쓰는 프로젝트에서는 지원 기업이 제안하고 의뢰 기업이 확정하므로 미팅은 이 문서를 기준으로 읽어 주세요.
- 그 화면의 미팅 상태는 [제안됨] · [예정] · [완료] · [취소] · [정정 요청] 다섯 가지. [예정] = PMS의 [확정]
- 선정 흐름은 지원서 확인과 선정
더 궁금한 점이 있으시면 화면 맨 위 [고객지원] → [1:1 문의] → [문의하기]에 남겨 주세요. 담당자가 확인한 뒤 친절하게 안내해 드리겠습니다.